Realizace projektu – projektový management

Téma: Realizace projektu

Předmět: Projektový management

Zaslal(a): JVŠE

 

Fáze ŽC

  • součástí je i vlastní realizace, ukončení projektu
  • ukončení X uzavření- uzavření projektu může nahrazovat poprojektovou fázi
  • proč plánovací fáze tak dlouhá? Protože pak už ta realizační fáze bude prkotinka

 

Realizace (implementace) projektu

Etapy

  1. příprava realizace
  2. monitorování realizace projektu
  3. modifikace plánu projektu
  4. ukončení projektu

 

1Příprava implementace

  • nejprve opět kick-off meeting
    • představení
    • sjednocení- terminologie, zkratek, rolí a procesů
    • socializace
    • seznámení s plánovací dokumentací
    • nástroje řízení projektu vč. řízení dokumentů
    • revize závazků
    • vyjasnit nejasnosti- prostor pro dotazy
    • vysvětlit další kroky
  • realizační tým nemusí být totožný s plánovacím
  • jestli se bude používat stejných nástrojů apod. (využití MS Projectu, když se před tím používal/nepoužíval?)
  • tento meeting je propojením plánovací a realizační fáze- velmi důležité
  • revize plánu projektu
    • doba mezi ukončením plánovací fáze a zahájením implementace projektu
      • závisí na možnostech a potřebách- na získání financí, …
    • výchozí (směrný) plán je zaevidován, aktualizacemi z nich postupně získáváme různé verze
      • aktualizace- kde aktuálně jsme, co jsme už udělali/neudělali, co jsme dodrželi/nedodrželi/překročili, …
    • výstupy- zápis z meetingu a revidovaný plán projektu

 

2,3Monitorování a modifikace (viz dále)

 

4Ukončení projektu

  • předávací a přejímací dokumentace- není ale dostačující
  • kontrolní seznam (Closeout Checklist)
    • vyrovnání závazků-> uvolnění zdrojů-> zúčtování, fakturace-> vyhodnocení-> databáze, alokace
  • závěrečná zpráva (Closeout Report)
  • poučení z projektu (Lessons Learned)

 

Závěrečná zpráva o projektu

  • účel
    • zdůraznění silných a slabých stránek projektu
    • deskriptivní analýza
    • preskripce pro budoucí projekty
  • smysl
    • efektivnější projekt
    • produktivnější aktivity
    • více znalí pracovníci
  • obsah
    • výsledky projektu
    • administrace projektu
    • organizační struktura
    • výsledky týmu
    • techniky PM
    • užitek/prospěch pro klienta
    • užitek/prospěch pro organizaci
  • velmi důležité (popřípadě i pro soudní jednání)
  • sestavuje projektový manažer, velmi náročné, sestavuje se i týdny
  • pro nadřízený orgán projektového manažera, zadavatele, auditory plus finanční instituce, případně další STH

 

Poučení z projektu

  • nesestavuje ho jen manažer
  • pro budoucí týmy, budoucí projektové manažery, juniorské členy týmu, auditory
  • mělo by se zpracovávat s nějakým odstupem po ukončení projektu, ale manažer by mohl jeho obsah využít pro sestavení závěrečné zprávy
  • nejčastější poučení
    • práce týmu není ideální
      • jak pracovat s nedodržováním stanovených termínů, s posouváním lhůt, s neplněním úkolu nějakým členem, …
    • nepřesně stanovený rozsah
      • přesnost určení času, nákladů, …
    • okolí ovlivňuje projekt
      • minimalizace rizik
    • dodavatelé nejsou spolehliví
      • vyhodnocovat jejich služby a selektovat
    • zlepšovat PM

 

Kroky formálního ukončení projektu

  • ukončení prací
  • předání projektu
  • získání akceptace projektu
  • zpracování a archivace dokumentace
  • „sklízení“ úspěchu

 

Meetingy při finalizaci

  • Closeout meeting
  • Closeout party

 

Fáze poprojektová

  • zpětné vyhodnocení přípravy a průběhu
  • časový odstup
  • bez časového tlaku
  • jiné osoby

 

2Monitorování realizace projektu

  • skutečnost X plán
    • náklady, rizika, časového průběhu, … dodržování legislativních aspektů
    • monitorování podle stanovených časových jednotek-o jaký projekt jde, kolik a kde jsou milníky
      • mezi milníky, či mezi fázemi
    • závisí na požadavcích STH, někdy je třeba data předávat velmi často
      • potřeba pravidelných zhodnocení plus nepravidelných, které si vyžadují aktuální situace
    • vypracování zprávy- tu nejprve obdrží projektový manažer, který ji podle uvedených výsledků a svého zvážení postoupí dalším lidem, nebo
      • projektový mng informuje tým o situaci
      • účel- monitorování, historie projektu

 

Co se monitoruje

  • čas (time)
    • kritickou cestu (critical path)
    • zpoždění (delay)
    • dokončení před termínem (ahead)
    • prodleva potřebná vs. plánovaná (lag time)
    • spouštěče (triggers) a regulační limity, prahy (thresholds)
  • náklady (cost)
  • výkon, provedení (performance)
    • co nám řekne, že jsme dosáhli cílů?
    • jak dobře jsme jich dosáhli?

 

Záznamová dokumentace

  • zápis z kontrolní schůzky (ke stavu projektu; Project Status Meeting)
  • zápis z kontrolního dne
  • hlášení odchylky (Variance Report)
  • zpráva o stavu projektu (Status Report)
    • název projektu
    • identifikační číslo projektu
    • celkový zdravotní stav projektu („semafor“)
    • plánované % dokončení
    • skutečné % dokončení
    • počet dní skluzu nebo předstihu proti plánu
    • problémy a návrhy řešení
  • zpráva o průběhu projektu (Project Report, Project Performance Report)
  • požadavek na změnu (Change Request)
  • změnový doklad (Change Management Plan)
  • revidovaný směrný plán projektu
  • systém řízené dokumentace- formální náležitosti
    • požadavky na informace
      • včasnost, relevantnost, jednoznačnost (srozumitelnost), přesnost, aktuálnost
    • požadavky na dokumenty
      • hlediska členění dokumentace
      • požadavky na dokumentaci
      • náležitosti dokumentace
      • archivace dokumentace
    • požadavky na efektivní řízení dokumentace, přístupová a dispoziční práva
    • podpisové vzory
    • číselníky a kódování
  • systém řízené dokumentace- činnosti
    • tvorba dokumentace
    • evidence dokumentace, změn a verzí, přístupů
    • šíření a dokladované seznamování s platnými dokumenty
    • vyhledávání
    • prověřování
    • schvalování
    • archivování

 

Monitorovací ukazatele

  • čas
    • čas WP (činností)
    • čas milníků
    • dokončení projektu
  • zdroje
    • spotřeba
    • výkonnost (produktivita)
    • využití
    • dostupnost
  • rozsah
    • naplňování akceptačních kritérií
    • spokojenost stakeholderů
    • reklamace
    • požadavky na změny
  • finanční ukazatele
    • náklady WP (činností)
    • náklady na zdroje
    • čerpání rozpočtu projektu
    • vícepráce
    • náklady garanční a záruk
    • cash flow
    • zisk
  • stav prací
    • % dokončené práce
    • % vyčerpaných nákladů
    • zbývající pracovní hodiny
    • zbývající rozpočet
  • predikce
    • odhad termínu dokončení
    • odhad nákladů projektu

 

Stav a průběh projektu

  • techniky- tabulky, grafy, počítačové výstupy
  • účel hodnocení- srovnání skutečného a plánovaného stavu

 

Stav a průběh projektu-metody monitorování

  • metody zjišťování odchylek
    • analýza odchylek
    • metody řešení problémů
  • evidence absolutní (%) odchylky- tabulky, diagramy
  • metoda RYG
  • metoda procentního plnění (Percent Complete-Percent Scheduled (PC-PS))
    • u každého WP se určuje procento plnění úkolu
  • metoda 0-W-100 (0-50-100)
    • 0- nezahájeno; 50- probíhá; 100- skončeno
  • metoda SSD (Structure-Status-Deviation)
    • úrovně odchylek: -2, -1, 0, +1, +2
  • metody predikce vývoje projektů
    • analýzy trendů
    • metody řešení možných následků
    • metoda scénářů
      • optimistický vývoj
      • realistický vývoj
      • pesimistický vývoj
      • status quo
  • (metoda EVA/M (Earned Value Analysis/Management- analýza dosažené hodnoty)

 

3Modifikace (úprava) projektu

  • monitoring-> modifikace-> monitoring-> …
  • změnové a odchylkové řízení-> změna ≠ odchylka
  • aktualizovaný plán

 

Odchylkové řízení

  • co posuzujeme?
    • důvod a nositel odchylky
    • velikost odchylky
    • frekvence odchylky
    • délka odchylky
    • čas odchylky
    • trend odchylky
  • fáze odchylkového řízení
    • identifikace
    • vyhodnocení
    • posouzení řešení
    • realizace řešení

 

Fáze změnového řízení

  • identifikace a hodnocení změny
    • podnět ke změně
    • požadavek/návrh na změnu
    • návrh/y na řešení změny
    • analýza požadavku
    • připomínkové řízení (dopady změny)
    • schvalovací řízení
  • implementace změny
    • přijetí a evidence změny
    • zveřejnění změny
    • aktualizace plánu projektu
    • archivování neplatné verze
    • zavedení a monitorování změny
  • vyhodnocení změny
    • zpráva o změně
    • schválení zprávy

 

Požadavek na změnu

  • písemný/elektronický dokument
  • navrhovatel
  • popis změny
  • zdůvodnit změnu
  • cíl změny
  • návrh řešení
  • vyhodnocení dopadu
  • předání k připomínkám
  • zpracování připomínek
  • předání ke schválení
  • nositel změny- odpovědnost
  • termín

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *