Cíle projektu, WBS, stakeholders a logický rámec (VŠ)

Téma: Cíle projektu, WBS, stakeholders a logický rámec

Předmět: Projektový management

Zaslal(a): EVŠE

 

Stakeholders

  • aktivně zapojeny do projektu
  • jejich zájmy mohou být ovlivněny realizací nebo výsledkem projektu
  • mohou ovlivnit průběh projektu nebo jeho výsledky
    • zájmové skupiny, dotčené strany
  • členění
    • interní/externí
    • pozitivní/negativní/neutrální vliv
    • přímý/nepřímý vliv
    • primární/sekundární vliv
    • podle míry vlivu

 

Cíle

  • jasná, jednoznačná a stručná formulace (prohlášení) o účelu projektu a požadovaných výsledcích
    • čeho má být projektem dosaženo (produkt), do jakého stavu se realizací projektu chceme dostat
  • formální prohlášení
  • oslovuje stakeholdery: marketingový nástroj, komunikační nástroj
  • co bude obsahovat?
    • účel, k čemu má projekt sloužit a za jakých podmínek
    • jaké má nároky na čas a náklady
    • přínosy (kvalitativní změna) na konci realizace
  • druhy cílů
    • instrumentální X konečný
      • instrumentální pomáhají k dosažení konečného cíle
    • globální, dílčí
    • obecné, specifické
    • strategické, operativní, taktické
  • hierarchie a formy (metody)
    • strom cílů
      • globální-> dílčí cíl 1, dílčí cíl 2, …
    • trojimperativ projektu
      • každý projekt má řešení, vývoj priorit během projektu
      • vrcholy: čas – náklady/zdroje – rozsah/kvalita/specifikace
      • kdy? – (za) kolik? – co?
      • ovlivňují se
      • modifikace trojúhelníku
  • SMART cíle (S.M.A.R.T./I./A./E)
    • specific
    • measurable
    • achievable/acceptable
    • relevant/result/realistic/resource
    • timed/time terminated/bounded/limited
    • important/impact oriented/integrated
    • agreed
    • ethical
  • logický rámec

 

Logický rámec

  • použití
    • pomůcka při stanovování cílů projektu
    • podpora sladění úhlů pohledu
      zainteresovaných stran
    • využití při plánování, sledování průběhu realizace projektu, příp. posouzení změn a pro vyhodnocení projektu
    • komunikační prostředek
  • principy
    • systémový přístup- uvažování ve vzájemných souvislostech
    • základní parametry projektu vzájemně logicky provázány
      • zpětná vazba- provázanost skrz naskrz, aby logický rámec dával smysl
    • potřeba měřitelnosti výsledků (měřitelnost a ověřitelnost)
    • zpracování týmem zástupců zainteresovaných stran
  • nároky na zpracování
    • nejde o maximalistickou přesnost
    • dohoda zainteresovaných stran- co, proč a jakým způsobem má být realizováno, jaký je časový a finanční rámec, jaká jsou rizika a předpoklady
    • dohoda na kritériích úspěchu projektu a jeho jednotlivých etap, stejně jako na definovaném způsobu jejich ověření
  • matice logického rámce
    • postup vyplňování -> viz moje foto (5.krok- kontrola souvislosti)

 

Sestavení logického rámce

  • stanovení cíle projektu
  • určení konkrétních výstupů pro dosažení cíle
  • stanovení klíčových (skupin) činností pro dosažení každého výstupu
  • stanovení záměru
  • ověření dodržení vertikální logiky: test jestliže -> pak
  • stanovení požadovaných předpokladů na každé úrovni
  • stanovení objektivně ověřitelných ukazatelů na úrovni: cíle, výstupů, záměru, činností
  • stanovení prostředků a způsobu ověření
  • určení nákladů na realizaci činností (rozpočet na zdroje)
  • přehodnocení návrhu projektu z hlediska zkušenosti s podobnými projekty

 

Zainteresované strany, rozsah a výstupy projektu

  • Azjištění požadavků ð Burčení rozsahu projektu ð Cvytvoření WBS
  • APožadavky na projekt a produkt
    •  zdroj
      • ZLP
      • soupis (registr) stakeholderů
    •  použití
      • rozsah projektu (scape statenemt)
      • WBS
      • plán PM

 

Typy požadavků na projekt a produkt

  • potřeby a očekávání sponzora, zákazníka a dalších SH na produkt i projekt
    • podnikatelské potřeby a strategické cíle
    • konkrétní obchodní cíle
    • požadavky zákazníka na výstupy projektu (dodávky)
    • technické a funkční požadavky
    • požadavky na kvalitu
    • požadavky na výkon
    • bezpečnostní požadavky
    • legislativní požadavky
    • požadavky na výcvik a školení personálu
    • požadavky na servis a údržbu
    • interní a externí požadavky, omezení projektu

 

Metody sběru požadavků

  • dotazování
  • cílové skupiny
  • řízené workshopy
  • skupinová tvořivost a rozhodovací techniky
  • dotazníky a průzkumy
  • pozorování
  • prototypy
  • benchmarking

 

Zainteresované strany- stakeholders

  • aktivně zapojeny do projektu
  • jejich zájmy mohou být ovlivněny realizací nebo výsledkem projektu
  • mohou ovlivnit průběh projektu nebo jeho výsledky
    • zájmové skupiny
    • dotčené strany
  • členění
    • interní/externí
    • pozitivní/negativní/neutrální vliv
    • přímý/nepřímý vliv
    • primární/sekundární vliv
    • podle míry vlivu
  • příklady
    • externí: zadavatel, realizátor, zákazníci, dodavatelé a subdodavatelé, sponzoři, akcionáři, místní orgány
    • interní: zaměstnanci zapojení i nezapojení do projektu, členové projektového týmu, projektový manažer

 

Analýza zainteresovaných stran

  • účel
    • vliv na projekt
    • konflikty zájmů
    • strategie řešení
  • postup
    • zainteresované strany
    • role, zájmy, vliv, …
    • pořadí důležitosti jejich zájmů ve vztahu k projektu
    • spolupráce/střet zájmů mezi stakeholdery
    • analýza
    • možnosti (strategie) řešení
    • zapracování do projektu

 

Matice stakeholderů a požadavků

  • dosažení jednotného řešení- diskuze
    • klient má největší sílu- ví, co chce z projektu získat

 

Prioritizace požadavků

  • účel
    • kompromis- požadavky X možnosti
    • v úvahu: vztahy mezi požadavky, dopady požadavků, předpoklady a omezení
  • metody
    • metody bodového hodnocení
    • metoda MoSCoW- v rámci agilního projektové řízení
      • pomůcka: Must, Should, Could, Would
    • metoda PVN (J. Caha)
      • P- podmíněné požadavky, V- vylučování požadavků, N- nezávislé požadavky
    • vztah náklady a hodnota (cost-value)- graf
  • důležité, kdo prioritu určuje- ideální když se všichni SH sjednotí

 

Faktory volby prioritizace požadavků

  • zákazníci
    • důležitost pro zákazníka
    • důležitost pro uživatele
    • smlouva se zákazníkem
  • business
    • finanční přínos pro organizaci
    • důležitost zdroje pro organizaci
    • konkurenti PRIORITA POŽADAVKU
    • předpisy
  • implementace
    • logický soubor požadavků
    • logické pořadí požadavků
    • náklady na implementaci
    • náklady, není-li splněno
    • dostupné zdroje

 

Konflikty v požadavcích

  • ne všechny požadavky srovnatelné (např. základní funkce vs. vylepšení pro zákazníka)
  • požadavky nemohou být nezávislé (nelze vybrat mezi X a Y, jsou li na sobě vzájemně závislé)
  • zainteresované strany nemusí být konzistentní (například pokud X>Y, Y>Z, pak asi X>Z?)
  • SHs nemusí souhlasit (různé hodnoty a náklady pro různé typy zúčastněných stran)
    • vyjednávání
    • soutěžení
    • mimosoudní a soudní řešení
    • náhodný výběr

 

Nástroje analýzy/řízení SH

  • analýzy
    • register stakeholderů (informace, role a kategorie, požadavky)
    • matice analýzy stakeholderů
  • strategie
    • řízení stakeholderů
  • techniky
    • soupisy, tabulky, matice, koláče (circle)

 

Techniky řízení SH

1Registr SH (tabulka)

  • obsahuje:
    • stakeholder- jméno, pozice v organizaci, role v projektu, kontaktní info (vhodné očíslovat)
    • požadavek/cíl- potřeby a přání
    • vliv na projekt- pozitivní, neutrální, negativní (=zájem)
    • míra dopadu- malá, střední, velká (=síla)
    • kategorie stakeholdera A, B, C (=přítel/nepřítel)
    • akceptační kritéria- na základě čeho přijme SH projekt (smlouva)
    • odpovědná osoba
  • různé varianty

 

2Matice strategie řízení stakeholderů

  • o něj se starám nejvíce
  • 5- nejméně důležitý
  • 7- má velký vliv, je třeba
    ho uspokojovat, co to půjde
  • potřeba sledovat, jestli se některý
    SH neposunul

 

3Strategie řízení stakeholderů (tabulka)

  • obsahuje
    • stakeholder- jméno, pozice v organizaci, role v projektu, kontaktní info (vhodné očíslovat)
    • vliv na projekt- pozitivní, neutrální, negativní (=zájem)
    • míra dopadu- malá, střední, velká (=síla)
    • kategorie stakeholdera A, B, C (=přítel/nepřítel)
    • strategie- maximalizovat pozitivní a minimalizovat negativní vliv
    • odpovědná osoba
  • sensitivní informace
  • plán řízení komunikace

 

Sledování požadavků

  • Requirements traceability matrix (RTM)
    • požadavky projektu spojeny
      s požadavky původce
    • možnost sledovat plnění

 

Rozsah projektu- účel

  • Project Scope (Baseline, Management)
    • předmět plnění a hranice projektu
      • přesná definice stavu (množství vlastností, znaků), který má být projektem dosažen (bez zmínky o cestě, kterou jeho dosažení)
      • zajištění všeho potřebného k úspěšnému dokončení projektu
        -> „Co budeme mít vytvořeného na konci projektu?“
    • vymezení hranic projektu- určení, co je a co není součástí projektu (důležité pro případné vyjednávání se zákazníkem)
    • nezbytnost vyjasnit pro všechny SH, CO má být vytvořeno k naplnění cílů projektu, a zachovat ji po celý životní cyklus projektu
    • nástroj pro maximalizaci míry porozumění všech SH
      • větší míra porozumění-> menší následné rozčarování
    • klíčový dokument pro další dokumenty a pro úspěch projektu
  • změna rozsahu- velmi náročné- musí se začít odznovu

 

Rozsah projektu- definice

  • Souhrn všech dodávaných výstupů, které musí být vytvořeny, aby produkt nebo služba projektem realizovaná byla dodána se všemi specifikovanými vlastnostmi a funkcemi. (IPMA/SPŘ-ICB)
  • Souhrn výrobků, služeb a výsledků, které mají být uskutečněny jako projekt. (PMI-PMBOK)
  • Souhrn produktů a rozsah jejich požadavků. (OGC-PRINCE2)
  • jak poznat?
    • zadání; SH; potřeby, preference, zájmy
  • Project Scope Statement- specifikace/prohlášení o rozsahu projektu (viz tabulka)
    • nutnost odsouhlasení se zadavatelem a dalšími SH- podepisuje se
      (se ZL projektu nejdůležitější)

 

Řízení rozsahu projektu

  • při monitoringu a kontrole projektu
    • verifikace rozsahu
    • kontrola rozsahu
      (odchylka vs. změna)
  • Scope creep
    • nepřetržitý růst rozsahu
    • nekontrolovatelné změny
  • průběžné revize a akceptace rozsahu projektu (požadavky na změnu/Change Request)

 

WBS- Work Breakdown Structure

  • logická struktura projektu
  • hierarchická dekompozice projektu k dosažení cílů projektu
  • rozklad s ohledem na předmět plnění
    (deliverable-oriented), ne činnosti

    • nezapomenout na důležité
    • pojistka vylučující zbytečné výstupy
  • nástroj, jak řídit rozsah projektu
  • nástroj pro plánování a řízení času, nákladů, zdrojů, změn a rizik
  • obecná použitelnost- různá velikost projektů, složitost, odvětví
  • vytváří projektový tým
  • není určením, co máme dělat, není to seznam činností, ale co máme dodat (výstupy, dodávky), není časovým plánem, organizační strukturou

 

Definice (IPMA/SPŘ-ICB)

  • hierarchický rozklad cíle projektu na jednotlivé dodávané výsledky a dále postupně na jednotlivé produkty a podprodukty až na úroveň jednotlivých pracovních balíků, které musí být v průběhu realizace projektu vytvořeny
  • definuje 100 % celkového věcného rozsahu projektu
  • nezapomenout na dodávku PM
  • každá následná úroveň reprezentuje podrobnější definici produktů projektu
  • některé metodiky překládají a popisují tento termín nesprávně jako hierarchický rozpad činností/prací

 

Úrovně

  • pravidlo 100 %
  • dodávky/výstupy by měly být rozloženy do úrovně, kde je možné učinit adekvátní odhady dob trvání a nákladů
  • dodávky/výstupy by měly být rozloženy na úroveň, kde mohou být akceptační kritéria snadno přiřazena, kontrolována a měřena
  • neexistuje limit počtu úrovní-> složitost projektu, potřeba projektu
    • úroveň 1- projekt
    • úroveň 2- subprojekt, hl. výstupy
    • úroveň 3- výstupy
    • nejnižší úroveň- balík práce (WP)
  • WBS element = WBS komponent + atributy
  • (PM dekompozice viz 33. slide)

 

Balík práce (work package, WP)

  • pracovní jednotka, kterou lze plánovat, monitorovat, stanovit na ni náklady a kontrolovat
  • má vazbu na nákladový účet a odpovědnou osobu
    • práce je dokončena
    • lze přiřadit odpovědnost
    • lze určit/jsou spotřebovány zdroje a náklady
      • práce – odpovědnost – zdroje – náklady
    • kde se nachází ve struktuře WBS?
    • do jaké podrobnosti?
      • ne moc detailně
      • pravidla
        • cca 200-300 h. a 2 tdtrvání
        • cca 80 h. a < 2-4 td
        • pravidlo 8/80
      • WP jsou měřitelné (míry, normy, požadavky)

 

Typy struktur WBS

  • podle produktu- hmotné výstupy
  • podle procesu- výstupy dle pracovního toku (workflow)
  • podle fází- výstupy dle etap projektu
  • podle zdrojů- podle typu zdroje
  • podle PM procesních skupin- PMI

 

  • co vybrat?
    • přirozeně podle typu projektu
    • co bude nejlépe vyhovovat (snadné řízení a monitorování průběhu projektu)

 

Formy (příklady viz prezentace)

  • číslovaný soupis
  • tabulka
  • stromový diagram
    • shora dolů/zleva doprava
  • myšlenková mapa

 

Směr sestavení

  • analogicky
  • shora dolů (top-down)
  • zdola nahoru (down-top)

 

Postup sestavení

  • revize účelu/zaměření a cílů projektu
  • seznam hlavních výstupů (deliverables)
    • části produktu, další výstupy, seskupení prací, které budou logicky řízeny společně
  • rozdělení výstupů (deliverables) na menší části
    • až do úrovně skupin prací (WP)
    • přímá odpovědnost jedné nebo skupiny osob
  • výběr typu struktury WBS- přehlednost
  • záznam návaznosti- hlavní výstup a WP
  • revize správnosti
    • každý WP- min. 1 cíl
    • každý cíl- min. 1 WP
    • všechny WP- odpovědnost a zdroj/e

 

Ověření správnosti dekompozice

  • jsou položky na nejnižší úrovni nezbytné a dostatečné pro dokončení nadřazené položky?
    • pokud ne, musí být dílčí prvky upraveny- doplněny, zrušeny, předefinovány
  • je každá položka úplně a jasně definována?
    • pokud ne, musí být revidována, rozšířena
  • může být každá položka (na nejnižší úrovni) řádně naplánována, rozpočtována, přidělena konkrétnímu zdroji, který převezme odpovědnost za vyhovující dokončení?
    • pokud ne, je třeba provést revizi

 

K čemu WBS slouží

  • návaznost na cíle projektu
  • nástroj strukturování projektu
  • nástroj pro komunikaci uvnitř týmu
  • jak práce bude plánována
  • řízena a kontrolována
  • požadavky na odpovědnost, zdroje, finance
  • kdo ji zpracovává?

 

Slovník WBS

  • detailní popis informací pro komponentu (uzel)

 

Plánování projektu, časový plán

Plán projektu- věcná struktura

  • plán časový
  • plán lidských zdrojů
  • plán nákupu a subdodávek
  • plán kvality
  • plán rizik
  • plán komunikace
  • plán dokumentace
  • plán nákladů a rozpočet

Přiřazení odpovědnosti

  • účel- kdo dělá co
    • poskytuje informace o tom, kdo zpracovává, kdo posuzuje, řeší, schvaluje, …
  • nástroje- RAM, RACI
  • matice odpovědnosti RAM (Responsibility Assignment Matrix)
    • nejsou zde stakeholdeři, ale členové týmu
      • kdo řídí, rozhoduje, provádí, poskytuje data, spolupracuje, konzultuje, …
    • jiné rozdělení než v zakládací listině týmu
    • role podle toho, co daný člen provádí při realizaci projektu
    • dobré vytvořit slovník- abychom věděli přesně, co kdo dělá
    • pracovní balíky podle WBS
  • RACI
    • responsible- pověřený k práci
    • accountable (větší zodpovědnost)- dělá finální rozhodnutí
    • consulted (kontrola)- konzultuje před rozhodnutím nebo činností
    • informed- musí být informován o proběhlé činnosti či rozhodnutí

 

Další témata najdete na konci úvodního materiálu

Napsat komentář

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *